Rechnungsstellung: Praktische Tipps & Checkliste

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Warum korrekte Rechnungsstellung wichtig ist

Rechnungen sind juristische Dokumente: Sie begründen Zahlungsansprüche, dokumentieren Umsätze für das Finanzamt und sind Nachweis bei Reklamationen. Fehler führen zu Zahlungsverzögerungen, Problemen bei der Umsatzsteuer oder zu unnötiger Nacharbeit.

Gute Rechnungsprozesse sparen Zeit, erhöhen die Zahlungsmoral Ihrer Kunden und reduzieren Risiken bei Betriebsprüfungen. Die folgenden Abschnitte zeigen konkrete Pflichtangaben, nützliche Workflows und eine praktische Checkliste.

Für kleinere Unternehmen ist es besonders wichtig, von Anfang an strukturiert zu arbeiten. Lesen Sie auch unseren Guide zum perfekten Angebot erstellen.

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Pflichtangaben auf jeder Rechnung

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungszeitraum bzw. Datum der Lieferung/Leistung
• Art und Umfang der Leistung/Produkte mit Einzelpreisen
• Netto-, Steuerbetrag (spezifische MwSt-Sätze) und Bruttobetrag
• Zahlungsbedingungen und Bankverbindung
• Hinweis bei Steuerbefreiung oder Reverse-Charge, falls zutreffend

Beachten Sie auch unsere Hinweise zur E-Rechnung-Pflicht ab 2025, die zusätzliche Anforderungen mit sich bringt.

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Häufige Fehler & wie man sie vermeidet

Weitere Informationen zu steuerlichen Grundlagenfinden Sie in unserem entsprechenden Guide.

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Prozesse digitalisieren & automatisieren

Digitalisierung reduziert Fehler und spart Zeit. Automatisierte Rechnungsstellung aus Zeiterfassung, Projektmanagement-Tools oder Buchhaltungssystemen hilft, manuelle Eingaben zu vermeiden.

Automatisierung:

• Automatische Rechnungsnummern
• Vorlagen mit Pflichtfeldern
• Integration mit Payment-Anbietern

Wiederkehrende Rechnungen:

Für wiederkehrende Leistungen bieten sich Abo-Rechnungen oder wiederkehrende Buchungen an. Prüfen Sie Exportformate (CSV, DATEV, ZUGFeRD) für den Steuerberater.

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Rechnung-Checkliste (zum Kopieren)

RECHNUNG

Rechnungsnummer: 2025-001
Rechnungsdatum: 01.01.2025
Leistungszeitraum: 01.01.2025 - 01.01.2025

Rechnungsempfänger:
[Firmenname]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

Leistungsbeschreibung:
Webdesign - 10 Stunden à 60,00 €     600,00 €

Nettobetrag:                          600,00 €
Umsatzsteuer 19%:                     114,00 €
GESAMTBETRAG:                         714,00 €

Zahlungsziel: 14 Tage ohne Abzug
Bankverbindung: DE00 0000 0000 0000 0000 00

Bei Kleinunternehmern:
"Kleinunternehmer nach §19 UStG - keine Ausweisung der Umsatzsteuer"

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Nützliche Tools & Vorlagen

Bei der Auswahl sollten Sie auf professionelle Kundenkommunikationund nahtlose Integration in Ihre Arbeitsabläufe achten.

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Rechnungen mit Taskilo

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FAQ - Häufige Fragen

Muss ich als Einzelunternehmer Rechnungen ausstellen?

Ja, für Unternehmer besteht bei Lieferung/Leistung an andere Unternehmer grundsätzlich Rechnungspflicht zur Dokumentation des Umsatzes und für die ordnungsgemäße Buchführung.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

In Deutschland besteht eine steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Rechnungen und Buchungsbelege. Diese gilt sowohl für Papier- als auch digitale Dokumente.

Darf ich Rechnungen nachträglich ändern?

Nein, Rechnungen dürfen nach dem Versand nicht mehr geändert werden. Bei Fehlern müssen Sie eine Stornorechnung erstellen und eine neue, korrekte Rechnung ausstellen.

Was ist bei wiederkehrenden Rechnungen zu beachten?

Jede Rechnung muss eine fortlaufende, einmalige Nummer haben. Auch bei wiederkehrenden Leistungen muss jede einzelne Rechnung alle Pflichtangaben enthalten und den aktuellen Leistungszeitraum ausweisen.

Wie funktioniert die Kleinunternehmerregelung bei Rechnungen?

Kleinunternehmer nach §19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und müssen den entsprechenden Hinweis auf der Rechnung vermerken: "Kleinunternehmer nach §19 UStG - keine Ausweisung der Umsatzsteuer".