E-Rechnung 2025: Der komplette Leitfaden
Alles was Sie über die E-Rechnung-Pflicht wissen müssen
Quick Facts zur E-Rechnung
Wichtiger Hinweis
Dieser Leitfaden basiert auf den aktuellen Gesetzen und BMF-Verlautbarungen. Konsultieren Sie bei spezifischen Fragen Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt.
1Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Formatausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Das IST eine E-Rechnung:
- • XRechnung (deutsche Standard)
- • ZUGFeRD 2.0.1 oder höher
- • Factur-X (französisch/deutsch)
- • UBL (Universal Business Language)
Das ist KEINE E-Rechnung:
- • PDF-Rechnungen per E-Mail
- • Word- oder Excel-Dateien
- • Bilder oder gescannte Rechnungen
- • Einfache E-Mails mit Rechnungstext
2Wichtige Termine & Übergangszeiten
01.01.2025
Start der E-Rechnung-Pflicht
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
01.01.2026
Ende der Übergangszeit (normal)
Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für die meisten Unternehmen.
01.01.2027
Ende der verlängerten Übergangszeit
Auch kleine Unternehmen (Umsatz unter 800.000€) müssen E-Rechnungen ausstellen.
Ab 2027
Vollständige E-Rechnung-Pflicht
Alle B2B-Rechnungen ab 250€ müssen elektronisch erstellt werden.
3Mindestbeträge & Ausnahmen
250€ Mindestbetrag
Die E-Rechnung-Pflicht gilt nur für Rechnungen mit einem Bruttobetrag ab 250€. Kleinbetragsrechnungen unter 250€ können weiterhin in Papierform oder als PDF versendet werden.
Ausnahmen - Keine E-Rechnung nötig:
- • Rechnungen unter 250€ Bruttobetrag
- • B2C-Rechnungen (an Endverbraucher)
- • Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV)
- • Rechnungen an Privatpersonen
- • Export-Rechnungen (außerhalb Deutschland)
E-Rechnung erforderlich:
- • B2B-Rechnungen ab 250€ Bruttobetrag
- • Rechnungen zwischen deutschen Unternehmen
- • Rechnungen an deutsche Gesellschaften
- • Rechnungen an Freiberufler mit Umsatzsteuer-ID
- • Alle umsatzsteuerpflichtigen Leistungen
4Welche Unternehmen sind betroffen?
Betroffene Unternehmen:
- • Alle deutschen Unternehmen (GmbH, AG, etc.)
- • Einzelunternehmer mit Umsatzsteuer-ID
- • Freiberufler mit Umsatzsteuer-ID
- • Personengesellschaften (OHG, KG, GbR)
- • Vereine und Stiftungen (bei B2B-Geschäften)
Nicht betroffene Bereiche:
- • Privatpersonen (B2C-Rechnungen)
- • Kleinunternehmer nach § 19 UStG
- • Rechnungen ins Ausland
- • Steuerfreie Umsätze
- • Innenumsätze in Organkreisen
Besonderheiten für kleine Unternehmen:
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000€ haben eine verlängerte Übergangszeit bis zum 31.12.2026 für die Ausstellung von E-Rechnungen.
Wichtig: Auch diese Unternehmen müssen ab 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können!
5Technische Standards
XRechnung
- • Deutscher Standard für E-Rechnungen
- • Basiert auf der EU-Norm EN 16931
- • Reine XML-Datei (maschinenlesbar)
- • Kostenloser Standard
- • Empfohlen für öffentliche Auftraggeber
ZUGFeRD
- • Hybrid-Format: PDF + XML-Daten
- • Version 2.0.1 oder höher erforderlich
- • Für Menschen lesbar (PDF-Ansicht)
- • Maschinenverarbeitbar (XML-Daten)
- • Weit verbreitet in der Wirtschaft
Weitere akzeptierte Formate:
Factur-X
Französisch-deutscher Standard, kompatibel mit ZUGFeRD
UBL
Universal Business Language, internationaler Standard
Übertragungswege:
- • E-Mail mit strukturierter Datei im Anhang
- • Elektronische Datenaustausch-Plattformen (EDI)
- • Cloud-basierte Rechnungsportale
- • Direkte API-Integration zwischen Systemen
- • PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine)
6Praktische Umsetzung
3 Schritte zur E-Rechnung
Software wählen
E-Rechnung-fähige Software auswählen
Prozesse anpassen
Interne Abläufe digitalisieren
Team schulen
Mitarbeiter in neuen Prozessen schulen
Software-Optionen:
- • Cloud-basierte Rechnungssoftware
- • ERP-Systeme mit E-Rechnung-Modul
- • Spezialisierte E-Rechnung-Tools
- • API-Integration in bestehende Systeme
- • Buchhaltungssoftware mit E-Rechnung
Wichtige Funktionen:
- • XRechnung und ZUGFeRD-Export
- • Automatische Validierung
- • Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen
- • Integration in Buchhaltung
- • Archivierung (GoBD-konform)
Herausforderungen & Lösungen:
Herausforderung: Alte Systeme
Lösung: Schrittweise Migration oder API-Integration
Herausforderung: Mitarbeiter-Schulung
Lösung: Frühe Einbindung und regelmäßige Trainings
Herausforderung: Verschiedene Standards
Lösung: Multi-Format-fähige Software wählen
7Vorteile der E-Rechnung
Für Rechnungssteller:
- • Schnellere Zahlungen (bis zu 30% früher)
- • Geringere Kosten (keine Porto-/Druckkosten)
- • Weniger Fehler durch Automatisierung
- • Bessere Nachverfolgung
- • Umweltfreundlicher
Für Rechnungsempfänger:
- • Automatische Verarbeitung möglich
- • Weniger manuelle Eingaben
- • Schnellere Freigabeprozesse
- • Bessere Datenqualität
- • Digitale Archivierung
Volkswirtschaftliche Vorteile:
Verarbeitungskosten
Verarbeitungsgeschwindigkeit
Papierverbrauch
8E-Rechnung mit Taskilo
Taskilo ist E-Rechnung-ready!
Unsere Plattform unterstützt bereits alle E-Rechnung-Standards und macht die Umstellung für Sie einfach und sicher.
Jetzt E-Rechnungen erstellenTaskilo Features:
- • XRechnung und ZUGFeRD 2.0.1 Export
- • Automatische 250€-Erkennung
- • Integrierte Validierung
- • GoBD-konforme Archivierung
- • Nahtlose Buchhaltungs-Integration
Automatisierung:
- • Automatische Format-Auswahl
- • Direkte Übertragung an Kunden
- • Status-Tracking in Echtzeit
- • Integration in Projektmanagement
- • Stripe-basierte Zahlungsabwicklung
Ihre nächsten Schritte:
- 1. Registrieren Sie sich kostenlos bei Taskilo
- 2. Vervollständigen Sie Ihr Unternehmensprofil
- 3. Erstellen Sie Ihre erste E-Rechnung
- 4. Testen Sie alle Features in der Übergangszeit
- 5. Seien Sie ab 2025 vollständig compliant
Bereit für die E-Rechnung?
Starten Sie noch heute mit Taskilo und seien Sie optimal auf die E-Rechnung-Pflicht vorbereitet.